Czy Twoi klienci są gotowi na nowy formularz W-4?

Nowy formularz W-4 nie jest dobrze rozumiany, a specjaliści podatkowi często nie otrzymywali wielu pytań lub nie doradzali klientom, jak go wypełnić. Teraz może się to zmienić.

Oto, co należy wiedzieć i jak doradzać klientom, aby uniknąć ewentualnych wpadek:

Po pierwsze, nowy formularz nie jest wymagany dla obecnych pracowników. Pracodawcy będą nadal stosować dotychczasowe ulgi u źródła i status zgłoszenia wybrany przez pracowników. Jednak dla osób zatrudnionych po 2019 roku oraz wszystkich, którzy chcą skorygować swoje potrącenia, wersja z 2020 roku jest jedynym obowiązującym formularzem W-4.

Mimo że formularz może wydawać się zniechęcający dla osób, które widzą go po raz pierwszy, w rzeczywistości jest on o wiele prostszy. Mogą być jednak potrzebne dane z zeszłorocznego zeznania podatkowego.

Co dokładnie się zmieniło? Po pierwsze, nie ma dodatków do potrąceń u źródła. Dodatki zawsze były podstawą do korekt i jedynym sposobem na zmniejszenie potrąceń u źródła.

Nie ma też specjalnego obszaru, w którym można ubiegać się o zwolnienie z potrąceń. (Nadal można się o nie ubiegać - więcej na ten temat później).

Jest wiele nowych danych wejściowych:

- Nowy status zgłoszenia - "Head of Household

- Korekta dla rodzin wielopracowniczych i rodzin z dwoma żywicielami

- Ulgi podatkowe na dzieci i osoby pozostające na utrzymaniu w ciągu całego roku

- Całoroczne inne dochody (pozapłacowe)

- Odliczenia za cały rok (powyżej kwoty standardowego odliczenia)

Jedyną pozycją, która nie uległa zmianie, jest dodatkowa kwota potrącana od każdej listy płac. Więcej na ten temat poniżej, w tym pułapki, których należy unikać.

Korekta dla rodzin wielozatrudnieniowych i dwuzawodowych

Krok 2 to korekta dla rodzin wielozatrudnieniowych i rodzin, w których oboje małżonkowie pracują. Jest to sposób na uzyskanie właściwych stawek podatkowych dla łącznego dochodu rodziny (gospodarstwa domowego dla celów podatkowych), gdy pracodawca wie tylko o jednym źródle dochodu (tj. zarobkach) jednego członka rodziny.

Wprowadzono nowe pole wyboru, które jest bardzo proste dla małżonków zarabiających mniej więcej tyle samo. IRS zredukował dotychczasowy 9-etapowy arkusz i dwa wyszukiwania w tabelach do jednego pola wyboru.

Jeśli pole to jest zaznaczone, tabele podatkowe dzielą standardowe odliczenie i przedziały podatkowe równo pomiędzy dwie prace. Stawki podatkowe obowiązują mniej więcej od połowy progu dochodowego (np. stawka 24% normalnie obowiązuje przy zarobkach powyżej $180K, ale jeśli zaznaczone jest pole Step 2, stawka 24% obowiązuje przy zarobkach powyżej $96K).

Jeśli pole Krok 2 jest zaznaczone w przypadku rodzin z dwoma osobami zarabiającymi, OBA małżonkowie powinni zaznaczyć to pole, ale TYLKO JEDEN z nich powinien wypełnić Kroki 3 do 4(b). Na przykład, w rodzinie z dwójką małych dzieci, gospodarstwo domowe może otrzymać ulgę podatkową na dziecko w wysokości $4,000.

Jeśli oboje małżonkowie wystąpią o pełną ulgę podatkową na dziecko w kroku 3 formularza W-4, wówczas potrącenie od obojga małżonków zostanie zmniejszone o $4,000 (czyli łącznie o $8,000). Wówczas w swoim rocznym zeznaniu podatkowym będą winni IRS $4,000.

W przypadku znacznych różnic w dochodach małżonków lub więcej niż dwóch miejsc pracy, istnieje również znany arkusz załączony do formularza W-4 lub ulepszony internetowy estymator potrąceń u źródła IRS (www.irs.gov/w4app).

Inne poprawki

W nowym formularzu uwzględniono następujące korekty:

- Ulgi podatkowe na dzieci i osoby pozostające na utrzymaniu

- Inne dochody

- Odliczenia

- Dodatkowa kwota do potrącenia w przeliczeniu na płacę

Jest to kolejny obszar, w którym formularz W-4 jest znacznie prostszy dla pracowników. Wcześniej wszystkie korekty musiały być przeliczane na ulgi (które zmniejszają podstawę opodatkowania) lub dodatkowe kwoty do potrącenia. Obecnie pracownicy mogą po prostu wpisać wartość w dolarach za cały rok wszelkich ulg podatkowych, innych dochodów i odliczeń ponad standardową kwotę odliczenia.

W linii 4a (Inny dochód)

pracownicy będą mogli wpisać szacunkowy całoroczny dochód z innych źródeł niż wynagrodzenie, który nie podlega potrąceniu u źródła (np. dochód z wynajmu, odsetki i dywidendy). Poprzednio pracownicy posiadający inne źródła dochodu wypełniali arkusz w celu oszacowania dodatkowej kwoty do potrącenia w każdym okresie rozliczeniowym. Wpisanie innych dochodów na formularzu W-4 może sprawić, że nie będzie konieczności dokonywania kwartalnych szacunkowych wpłat lub narażania się na ewentualne kary.

Zastrzeżenie

: Linia 4a nie uwzględnia podatku od samozatrudnienia. Podatnicy, którzy mają mieszankę formularzy W-2 i 1099 (np. pracują jako niezależni kontrahenci) powinni skorzystać z internetowego kalkulatora potrąceń IRS (www.irs.gov/w4app) lub zapoznać się z publikacją Publication 505, Tax Withholding and Estimated Tax.

Linia 4(b): Odliczenia

W formularzu, linia 4(b) pozwala pracownikom na wpisanie szacunkowej, całorocznej kwoty odliczeń przekraczających standardową kwotę odliczenia (np. podatki stanowe/lokalne do $10,000; odsetki hipoteczne, datki na cele charytatywne...).

Uwaga

: Pracownicy są odsyłani do arkusza na stronie 3. Nie pomijaj tego kroku! Formularz W-4 zawiera pytanie o "odliczenia inne niż standardowe". Należy pamiętać, aby wpisać przewidywane odliczenia powyżej kwoty standardowego odliczenia. Na przykład, rodzina składająca wniosek małżeński (Married Filing Jointly) z przewidywaną sumą odliczeń w wysokości 34 800 USD w 2020 r. powinna wpisać 10 000 USD w wierszu 4(b) - - [34 800 USD minus standardowa kwota odliczeń w wysokości 24 800 USD w 2020 r.] - zamiast sumy odliczeń.

Linia 4(c) Dodatkowe potrącenia

. "Wprowadź wszelkie dodatkowe podatki, które mają być potrącane w każdym okresie rozliczeniowym". Jest to kolejna opcja, dzięki której pracownicy mogą dostosować się do większej liczby osób zarabiających w rodzinie, drugiej pracy lub innych dochodów. Wiersz 4c jest jedyną pozycją, w której należy podać kwotę przypadającą na jedną listę płac. Wszystkie pozostałe pozycje są kwotami całorocznymi.

Kroki 2, 3 i 4 są opcjonalne

. Pracownicy, którzy wolą nie modyfikować potrąceń, będą mogli wpisać tylko swoje imię i nazwisko, numer ubezpieczenia społecznego, adres i status podatkowy, a następnie podpisać i opatrzyć formularz datą. Jeśli ktoś nie ma dostępu np. do swojego zeszłorocznego zeznania podatkowego, może uzupełnić te rubryki później.

Ubieganie się o zwolnienie z potrącania podatku u źródła

Mimo że usunięto specjalne pole do ubiegania się o zwolnienie z potrącania podatku, nadal można się o nie ubiegać, jeśli podatnik zarówno

1. nie był dłużnikiem podatku federalnego w 2019 r.
2. spodziewa się, że nie będzie płacił federalnego podatku dochodowego w roku 2020.

Instrukcje wyjaśniają, w jaki sposób, i zauważają, że "Jeśli ubiegasz się o zwolnienie, nie będziesz miał podatku dochodowego potrącanego z wypłaty i możesz być winien podatki i kary, kiedy złożysz zeznanie podatkowe za rok 2020".

Specjaliści podatkowi mogą chcieć ostrzec klientów przed ubieganiem się o zwolnienie z podatku. Tabele podatkowe automatycznie obliczają zerowy podatek dochodowy dla osób o niższych dochodach, z wyjątkiem tych, które pracują tylko przez krótki czas w ciągu roku (np. pracownicy sezonowi).

Tabele podatkowe zakładają, że każda osoba pracuje przez cały rok, a kwota bieżącego wynagrodzenia jest taka sama przez cały rok. Nawet w przypadku pracowników sezonowych, którzy chcą ubiegać się o zwolnienie, należy wziąć pod uwagę całoroczny dochód gospodarstwa domowego.