3 zadania, które księgowi powinni zautomatyzować, aby zaoszczędzić czas

Udostępnij:

Dzień podatkowy został w tym roku przedłużony o miesiąc i dwa dni, do 17 maja 2021 roku. Nie oznacza to jednak, że księgowi i finansiści będą mieli ułatwioną pracę. Więcej czasu na przetwarzanie dokumentów nie musi oznaczać więcej czasu na wykonanie pracy.

Dla księgowych i ekspertów podatkowych oznacza to po prostu dodatkowy miesiąc ciężkiej pracy, którą już wykonują w sezonie podatkowym. Oczekuje się, że wielu podatników skorzysta z tego dodatkowego czasu i odłoży złożenie zeznania na później. Eksperci podatkowi już przed przesunięciem terminu składania zeznań podatkowych przewidywali, że będą musieli stawić czoła licznym przedłużeniom. Oznacza to, że żmudne zadania, które pojawiają się w każdym sezonie podatkowym, takie jak zbieranie informacji o klientach, konsolidacja danych finansowych i zarządzanie górami dokumentów, pozostają.

Ale co by było, gdyby te powtarzające się obowiązki można było zdjąć z Twojego talerza? Wiele z zadań, które pochłaniają czas ekspertów podatkowych, nadaje się do cyfryzacji, która może pomóc Ci utrzymać się na powierzchni w tym nietypowym i gorączkowym sezonie podatkowym.

Jak zyskać wolny czas w sezonie podatkowym

Chociaż poniedziałek 17 maja zbliża się szybkimi krokami, nie jest jeszcze za późno, aby zaoszczędzić czas poprzez cyfryzację uciążliwych lub powtarzalnych zadań. Wykorzystując narzędzia automatyzacji i analityki, możesz uwolnić czas, aby skupić się na potrzebach klientów, a może nawet wyjść z pracy nieco wcześniej.

 

Oto trzy zadania pochłaniające czas, które możesz szybko zdigitalizować:

1. Formularze przyjmowania klientów

Czasochłonność:

Ponieważ większość współczesnych konsumentów działa w oparciu o technologię cyfrową, wysyłanie klientom pocztą pakietu informacji podatkowych do wypełnienia nie jest dobrym rozwiązaniem. Wymaganie od klientów, aby wydrukowali formularz informacji podatkowej, wypełnili go, zeskanowali na swój komputer, a następnie wysłali pocztą elektroniczną jako dokument PDF, to również zbyt wiele kroków. Nawet po przesłaniu informacji przez klienta, proces ten nadal wymaga ręcznego śledzenia informacji i przechowywania ich we wspólnym folderze. Taki system może wydłużać godziny spędzone na zwykłym zarządzaniu danymi klientów, podczas gdy mógłbyś poświęcić więcej czasu na wartościowe projekty - takie jak wypełnianie formularzy podatkowych.

Jak to zrobić cyfrowo:

Zastąp żmudną pracę tam i z powrotem, polegającą na ręcznym pozyskiwaniu informacji podatkowych, formularzami internetowymi - kwestionariuszami online służącymi do cyfrowego zbierania informacji. Korzystając z kreatora formularzy internetowych, możesz wykorzystać szablony, aby łatwo dostosować własny formularz do potrzeb klienta. Możesz również dodać sekcję, w której klienci będą mogli załączać pliki cyfrowe, takie jak W-2. Korzystanie z formularzy internetowych pomaga uporządkować wszystkie informacje o kliencie w bezpiecznej nici cyfrowej, która może być przechowywana na jednej platformie internetowej. Oprogramowanie do obsługi formularzy internetowych można również łatwo zintegrować z systemem poczty elektronicznej i powiadamiać Cię o przesłaniu przez klienta wszystkich informacji podatkowych.

2. Księgowość

Czasochłonność:

Wprowadzanie danych jest prawdopodobnie najbardziej żmudnym zadaniem w sezonie podatkowym. Wprowadzanie danych jest niezbędne do obliczenia zeznań podatkowych i należnego podatku, ale godziny spędzone na tym zadaniu się sumują. Ręczne wprowadzanie danych wiąże się również z ryzykiem popełnienia błędu - średni poziom błędu wynosi 4 procent. A gdy klienci liczą na to, że otrzymasz od Ciebie jak najdokładniejsze rozliczenie podatkowe i/lub płatność, każdy szczegół ma znaczenie, gdy chodzi o wprowadzanie danych.

Jak to zrobić cyfrowo:

Oprogramowanie do analizy danych może zaoszczędzić godziny czasu traconego na wprowadzanie danych i jednocześnie poprawić dokładność. Jedno z badań wykazało, że zautomatyzowane wprowadzanie danych może być nawet w 99,99% dokładne, a w jednej z firm po zautomatyzowaniu wprowadzania danych w programie Excel nastąpił 95% spadek ręcznego przetwarzania danych. Warto rozważyć oprogramowanie do analizy danych, które można zintegrować z istniejącymi narzędziami, takimi jak arkusze kalkulacyjne i pliki CSV, aby móc obliczać dane z wielu źródeł i konsolidować je w jednym miejscu.

3. Koordynacja podpisów

Czasochłonność:

Chociaż formularz IRS 8879 można podpisać cyfrowo, wielu księgowych i doradców podatkowych nadal wymaga od podatników wydrukowania formularza, podpisania go, zeskanowania i wysłania pocztą elektroniczną. Ten wieloetapowy proces może opóźnić złożenie zeznania podatkowego przez Twojego klienta, jeśli nie ma on łatwego dostępu do drukarki lub skanera.

Jak to zdigitalizować:

Zamiast zmuszać klientów do dosłownego przekładania formularza 8879 na papier, można wykorzystać technologię podpisu elektronicznego, taką jak DocuSign, do zbierania podpisów klientów online. Narzędzia do podpisu elektronicznego oferują bezpieczny i łatwy sposób zbierania podpisów klientów bez konieczności drukowania dokumentu. Upewnij się, że usługa podpisu elektronicznego, z której korzystasz, jest zgodna z przepisami IRS dotyczącymi podpisu elektronicznego.

Nie daj się zastraszyć terminowi 17 maja, kiedy to napływają do Ciebie prośby o złożenie zeznania podatkowego. Wykorzystaj ten czas, który pozostał, aby odciążyć się od pracy w sezonie podatkowym za pomocą technologii. Dzięki odpowiednim narzędziom możliwe jest wprowadzenie znaczących usprawnień w krótkim czasie. Na przykład w marcu 2020 r. firma Grant Thornton, świadcząca usługi doradcze na całym świecie, pomogła firmie z sektora opieki zdrowotnej posiadającej 100 oddziałów skrócić czas gromadzenia dokumentacji podatkowej o 65%, korzystając z rozwiązania stworzonego w ciągu zaledwie jednego tygodnia. Digitalizacja powtarzalnych, czasochłonnych zadań może pomóc uwolnić Twój grafik i usprawnić procesy nie tylko w tym sezonie podatkowym, ale także w wielu kolejnych sezonach.