Stawka za milę służbową IRS 2021 już jest

Stawka 2021 IRS za kilometr służbowy wejdzie w życie 1 stycznia 2021 roku. Standardowa stawka mil służbowych IRS oferuje amerykańskim pracodawcom nieopodatkowany próg zwrotu kosztów. Jest to ważne, ponieważ w wielu przypadkach organizacje muszą zwracać pracownikom mobilnym koszty użytkowania w celach służbowych mieszanych lub będących własnością prywatną środków trwałych, które są niezbędne do wykonywania pracy - takich jak pojazdy.

Co stoi za tegoroczną obniżką stawek?

Choć obniżenie stawek w czasie kryzysu gospodarczego może nie być zaskoczeniem, jest to dopiero drugi przypadek w ciągu ostatniej dekady, kiedy nastąpiły dwie kolejne obniżki stawek. Sama stawka jest obliczana na podstawie danych dostarczanych przez firmę Motus, która wykorzystuje informacje z największej na świecie puli kierowców do przeprowadzania analizy statystycznej danych z poprzedniego roku w celu informowania IRS o trendach w prowadzeniu pojazdów służbowych.

nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie

Trendy z 2020 r., które wpłynęły na koszty prowadzenia pojazdu, obejmują:

• Znacząco niższe ceny paliw, które w porównaniu z rokiem 2019 będą o około 17% niższe od średniej krajowej.
• wolniejsze tempo amortyzacji - spowodowane częściowo brakami w zapasach pojazdów związanymi z przerwami w produkcji pandemii COVID-19 - które spowodowały wzrost wartości rezydualnej pojazdów
• Rosnące składki ubezpieczeniowe, które pomimo zmniejszenia liczby podróży i wypadków w całym kraju, są obecnie o 29% wyższe niż dekadę temu.

Jak należy stosować tę stawkę?

Dla osób zajmujących się podatkami i księgowością, które stosują standardową stawkę IRS za kilometr służbowy dla swoich klientów, ważne jest, aby zrozumieć, czym jest, a czym nie jest ta stawka.

Po pierwsze, jako stawka ryczałtowa, standardowa stawka mil służbowych IRS nie uwzględnia kosztów jazdy, które zmieniają się w zależności od położenia geograficznego i pory roku. Jest to zazwyczaj w porządku w przypadku kierowców z niewielkim przebiegiem, którzy przejeżdżają mniej niż 5 000 mil służbowych rocznie. Przedsiębiorstwa stosujące tę stawkę do zwrotu kosztów pracownikom o średnim i dużym przebiegu są jednak bardziej skłonne do przyznawania zwrotów, które nie odzwierciedlają rzeczywistych kosztów jazdy.

Stało się to problemem w ciągu ostatnich kilku lat wraz z napływem wysokodolarowych pozwów sądowych dotyczących tego, w jaki sposób pracodawcy powinni zwracać swoim pracownikom wydatki na pojazdy. Wiele sądów rozpatrujących tę kwestię stwierdziło, że stawka IRS nie jest wymagana, ale pracodawcy muszą zapewnić rozsądne przybliżenie wydatków kierowcy zgodnie z Fair Labor Standards Act ("FLSA"), a także zgodnie z bardziej rygorystycznymi przepisami stanowymi dotyczącymi zwrotu kosztów.

Departament Pracy podkreślił tę kwestię w liście z 31 sierpnia. Chociaż pismo to nie popiera żadnej konkretnej metody, stwierdza, że pracodawcy mogą zwracać pracownikom, którzy używają pojazdów osobistych do pracy, "rozsądne przybliżenie faktycznie poniesionych wydatków", zgodnie z wymogami FLSA dotyczącymi płacy minimalnej.

Oznacza to, że aby spełnić swoje obowiązki wynikające z federalnych przepisów dotyczących wynagrodzeń i godzin pracy, pracodawcy nie muszą zwracać pracownikom kosztów według standardowej stawki milowej IRS. W rzeczywistości, standardowa stawka milowa IRS nie zawsze stanowi rozsądne przybliżenie wydatków. Traktując wydatki wszystkich pracowników w ten sam sposób, niezależnie od lokalizacji czy indywidualnej sytuacji, zwrot kosztów według stawki IRS powoduje, że wygrywają i przegrywają ci, którzy otrzymują zbyt wysoki lub zbyt niski zwrot kosztów.

Alternatywne metody zwrotu kosztów

Chociaż organizacje regularnie stosują standard IRS dotyczący zwrotu kosztów za kilometr w celach służbowych, wiele z nich dokonuje ponownej oceny swojego podejścia na rok 2021. Ostatnie opinie prawne i zawirowania gospodarcze w ubiegłym roku uwypukliły odpowiedzialność korporacyjną i wysokość zmarnowanych wydatków, które często wiążą się z płaskim zwrotem kosztów.

Jedną z głównych alternatyw dla standardowej stawki kilometra służbowego IRS jest bardziej zindywidualizowane podejście, takie jak metodologia stałej i zmiennej stawki (FAVR). FAVR uwzględnia koszty stałe, takie jak składki ubezpieczeniowe, opłaty rejestracyjne i licencyjne, amortyzację i podatki, a także koszty zmienne, takie jak paliwo, konserwacja, opony i olej, które zmieniają się w zależności od przebiegu. Został on zaprojektowany, aby dokładniej i sprawiedliwiej zwracać pracownikom dokładny koszt jazdy do pracy i jest wypłacany bez podatku zgodnie z procedurą IRS Revenue Procedure 2019-46.

Niezależnie od tego, jaki zwrot kosztów przyjmą specjaliści ds. podatków i księgowości, istotne jest zrozumienie tych różnych podejść oraz związanych z nimi uwarunkowań prawnych i finansowych.