Sąd podatkowy blokuje możliwość odliczenia kosztów podróży

Jeśli ponosisz nierefundowane wydatki podczas podróży służbowej poza domem, masz generalnie prawo do odliczenia kosztów podróży, w ramach pewnych limitów. Prawo podatkowe nakłada jednak ścisłe wymogi dotyczące uzasadnienia. W nowej sprawie Near, TC Memo 2020-10, 1/14/20, sąd podatkowy odmówił odliczenia, ponieważ podatnik nie wykazał wymaganego związku pomiędzy swoją działalnością a kosztami podróży.

Wprowadzenie: Generalnie, jeśli jesteś samozatrudniony, możesz odliczyć zwykłe i niezbędne wydatki poniesione podczas podróży służbowej. Obejmuje to koszty transportu z i do miejsca docelowego, jak również wszelkie wydatki związane z działalnością gospodarczą w miejscu docelowym, takie jak zakwaterowanie. Cała kwota podlega odliczeniu, jeśli podróż jest całkowicie związana z działalnością gospodarczą.

Jednakże IRS często kwestionuje odliczenia za wydatki na podróże, które nie są odpowiednio udokumentowane. Dlatego ważne jest, aby zachować dokumentację, która pokazuje

• Kwota wydatku;
• Czas i miejsce prowadzenia działalności gospodarczej; oraz
• Cel i związek biznesowy.

Należy pamiętać, że dokumentacja musi być "odpowiednia". Według IRS Publication 463 (Travel, Entertainment, Gift and Car Expenses), dowody są adekwatne, jeśli pokazują kwotę, datę, miejsce i główny charakter wydatku. Na przykład, zachowaj rachunki z hoteli, kiedy nocujesz w interesach. Również wyciągi z kart kredytowych mogą potwierdzić paragony. W ostateczności, IRS mówi, że możesz zaoferować pisemne lub ustne oświadczenie zawierające konkretne informacje, aby pomóc udowodnić element wydatku z innymi dowodami potwierdzającymi.

Dołącz do naszej listy mailingowejPodaj

Ponadto, istnieje szereg specjalnych zasad dotyczących udokumentowania wykorzystania pojazdu w działalności gospodarczej

Fakty: W nowej sprawie podatnik, mieszkaniec Kalifornii, prowadził prywatną praktykę prawniczą jako osoba samozatrudniona. Był również zatrudniony przez Departament Transportu Stanu Kalifornia (Caltrans).

Ponieważ podatnik miał miesięczny karnet tranzytowy, nie jeździł do pracy regularnie. Czasami jeździł na carpool ze swoją małżonką, ale ich harmonogramy pracy nie były takie same.

Jako pracownik Caltrans podatnik pełnił funkcję obrońcy w dużej rozprawie sądowej w 2015 r. Podczas procesu, który trwał około dwóch miesięcy, podatnik wynajął pokój w pobliżu budynku sądu. Jego umowa z Caltrans przewiduje zwrot kosztów podróży, w tym zakwaterowania i nadwyżki kilometrów samochodem ponad zwykłe koszty dojazdu.

Podatnik odliczył prawie $17,000 w kosztach podróży na swoim Schedule C za rok 2015. Aby uzasadnić wydatki na podróże, przedstawił listę, paragony i wyciągi bankowe określające kwoty, daty i miejsca zgłoszonych wydatków na podróże. Chociaż dokumenty te zawierały informacje dotyczące wysokości, czasu i miejsca poniesienia wydatków, żaden z nich nie pozwolił sądowi ustalić, w jakim stopniu, jeśli w ogóle, wydatki te miały cel biznesowy.

Podatnik nie przedstawił żadnych umów z klientami, które potwierdzałyby wydatki na podróże poniesione w związku z angażowaniem się w sprawy klientów. Ponadto, część wydatków na podróże dotyczyła wyjazdów, w których uczestniczyli członkowie rodziny, a on sam nie przedstawił żadnych dowodów pozwalających na rozróżnienie, które wydatki na podróże były ponoszone w celach służbowych, a które w celach osobistych, jeśli w ogóle. W związku z tym odmówiono odliczenia wydatków na noclegi i samochód.

Morał z tej historii: Upewnij się, że odliczenia z tytułu podróży mogą wytrzymać kontrolę IRS. Bądźcie proaktywni w zakresie prowadzenia przez klientów dokumentacji z podróży.

Powiązane artykuły

Czy Twoi klienci mają listy z ostatecznymi instrukcjami?

Czy klienci mogą uniknąć zasady stempla pocztowego?