QuickBooks Online ma nowe funkcje dla księgowych

Poniżej znajduje się szybki i - miejmy nadzieję - bardzo pomocny przewodnik po nowościach w Intuit QuickBooks Online.

Świat QuickBooks Online może być stale ewoluującym, czasem ekscytującym, a czasem frustrującym środowiskiem dla księgowych, w zależności od Twoich konkretnych potrzeb. W jednej chwili wydaje się, że wszystko, co dopiero opanowałeś, ciągle się zmienia, a w następnej zadajesz sobie pytanie: "Jak to możliwe, że jeszcze tego nie naprawili?!". Niezależnie od tego, gdzie się obecnie znajdujesz, wspaniałą cechą firmy QuickBooks jest to, że jest otwarta na opinie i reaguje na nie, a także proaktywnie stara się informować o zmianach i aktualizacjach. Pro Advisors mogą zapisać się na kwartalne webinaria QuickBooks "In the Know" w zakładce korzyści:

Na razie czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co ciekawego dzieje się obecnie na horyzoncie.

Użytkownicy programu QuickBooks Online Accountant

Oto kilka zmian, na które warto zwrócić uwagę, a które już zachodzą lub są tuż za rogiem; dotyczą one w szczególności użytkowników programu QuickBooks Online Accountant. Wiele firm korzysta z tej wersji oprogramowania, która umożliwia dostęp do wielu plików klientów za pomocą jednego loginu.

Rozliczanie hurtowe

Przejście na fakturowanie hurtowe: Program QuickBooks Online Accountant oferuje swoim użytkownikom opcję fakturowania hurtowego. Dzięki temu użytkownik księgowy otrzymuje rabat w wysokości do 50 procent od aktualnej stawki przez cały okres trwania subskrypcji. Użytkownik może następnie przekazać tę zniżkę swojemu klientowi, wystawić mu rachunek za różnicę i dodać źródło dochodu do swoich przychodów lub skorzystać z czegoś pomiędzy. Może to być również doskonała dodatkowa zachęta dla firm doradczych, które łączą usługi w pakiety, aby udostępnić oprogramowanie w ramach swoich usług.

Osoby, które w przeszłości korzystały z rozliczeń hurtowych, wiedzą, że faktury były trudne do odczytania i nie tak przejrzyste, jak można by sobie tego życzyć, jeśli chodzi o opłaty za poszczególnych klientów. Utrudniało to w pewnym stopniu śledzenie, czy rozliczenia dla poszczególnych klientów są prawidłowe. Ten brak przejrzystości zniechęcał także wielu niedoszłych użytkowników.

Na szczęście firma QuickBooks wysłuchała skarg i zmodyfikowała swoją fakturę rozliczeniową za sprzedaż hurtową tak, aby była znacznie bardziej przejrzysta i czytelna. Tak więc dla tych z Państwa, którzy w przeszłości wahali się, czy wypróbować Wholesale Billing, jest to doskonały moment na ponowne rozważenie tej kwestii. Podczas dodawania nowego klienta należy wybrać opcję "Abonament", a następnie "Rabat hurtowy (wystawiamy rachunek dla Twojej firmy)".

Nowe zaawansowane szkolenia QuickBooks

Firma QuickBooks wprowadziła w zeszłym roku QuickBooks Online Advanced jako nową linię produktów skierowaną do rozwijających się firm i większych przedsiębiorstw. QBO Advanced oferuje wiele unikalnych funkcji, takich jak:

• Do 25 użytkowników z indywidualnym dostępem według ról
• Wiązanie faktur, wydatków, czeków i rachunków
• Zautomatyzowane przepływy pracy
• Integracja z arkuszami Google
• Inteligentne raportowanie dzięki Fathom

Obecnie w module szkoleniowym dla księgowych dostępnych jest wiele nowych i zaawansowanych szkoleń, które mają zachęcić nas do zapoznania się z tym produktem i przedstawienia go potencjalnym klientom. Te sesje szkoleniowe oferują również punkty CPE.

nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie

Nowa konfiguracja "Twoich Ksiąg"

Użytkownicy QuickBooks Online Accountant mieli również możliwość bezpłatnego korzystania z programu QuickBooks dla własnej firmy w zakładce "Twoje Księgi". Wersją programu QuickBooks dostępną dla użytkowników księgowych był QuickBooks Online Plus, ale niedawno ogłoszono, że od początku marca 2021 r. dotychczasowi użytkownicy zaczną otrzymywać aktualizacje do wersji QuickBooks Online Advanced. To wspaniała wiadomość dla użytkowników księgowych, ponieważ dzięki temu uzyskamy dostęp do najbardziej bogatej w funkcje wersji programu QuickBooks. Nie ma żadnych wymagań od użytkowników, a funkcje będą wprowadzane stopniowo. Pierwszymi funkcjami będą Pola niestandardowe, Konstruktor wykresów niestandardowych i Rozszerzenie ról niestandardowych (yay!), więc miejcie oko na te zmiany. Jeśli masz pytania, możesz przeczytać FAQ QuickBooks tutaj.

Nowa funkcja wyszukiwania

Niektórzy użytkownicy księgowości mogli już zauważyć nową funkcję wyszukiwania w pasku wyszukiwania. Poprzednia funkcja wyszukiwania była dość ograniczona i trzeba było przejść do wyszukiwania zaawansowanego, aby przeszukać wiele kryteriów. W nowym pasku wyszukiwania zastosowano zaawansowaną technologię, która umożliwia wpisanie wielu kryteriów, a następnie automatycznie rozwijana jest lista zawierająca wszystkie dopasowania znalezione w systemie. Jest to bardzo pomocne i bardzo fajne rozwiązanie.

Aktualizacje listy płac

Dla tych z Państwa, którzy używają QBO do prowadzenia listy płac dla klientów, wprowadzono ostatnio kilka istotnych zmian:

1. Samodzielna konfiguracja pracownika (wreszcie!). Idąc w ślady kilku innych konkurentów, w tym niezwykle przyjaznego użytkownikowi Gusto, QuickBooks Payroll wprowadził funkcję Employee Self-Setup. Eliminuje to konieczność gromadzenia i wprowadzania przez Twoją firmę wszystkich danych osobowych i podatkowych każdego pracownika. Zmiennik gry.
2. Zautomatyzowane zalecenia dotyczące OT. QuickBooks będzie Cię teraz ostrzegał, że powinieneś płacić stawkę za nadgodziny, jeśli wprowadzisz godziny w sposób, który uzasadnia OT w Twoim stanie.
3. Wiele lokalizacji pracy. Kiedyś, aby dodać lub zmienić miejsce pracy pracownika, trzeba było zadzwonić do Działu Obsługi Klienta i poprosić o dokonanie zmiany. Obecnie użytkownicy mają możliwość samodzielnej zmiany lokalizacji.
4. E-filing 1099: W przyszłości będzie to bezpłatne dla subskrybentów wersji Core, Premium i Elite.

Ogólne zmiany w QBO

Tagi

Tagi to bardzo nowa funkcja, którą niektórzy z Was mogli zauważyć, gdy przypadkowo wpisaliście pole tag zamiast pola memo podczas kodowania. Teraz istnieje inny sposób na śledzenie wydatków, poza lokalizacjami lub zajęciami. Można utworzyć do 300 tagów i tworzyć grupy tagów. Doskonałym przykładem zastosowania może być firma, która wykorzystuje lokalizacje dla różnych magazynów i klasy dla rodzajów linii produktów, ale chce również śledzić sprzedaż i wydatki poniesione przez różnych kierowników sprzedaży. Można prowadzić rachunek zysków i strat według znaczników. Na przykład mam klienta, który używa ich do śledzenia kosztów rozwoju różnych projektów, zanim trafią one do produkcji. Jest to świetna funkcja dostępna we wszystkich wersjach QBO, więc należy o niej pamiętać w przypadku klientów, którzy mają zaawansowane potrzeby w zakresie śledzenia.

Przepływy pieniężne

Tylko klienci mogą zobaczyć to narzędzie. Przepływy pieniężne przewidują tygodniową sprzedaż i wydatki w celu prognozowania przepływów pieniężnych dla użytkowników programu QuickBooks Cash. Jeśli jesteś księgowym, który chce to zobaczyć, poinformuj o tym QuickBooks za pomocą niebieskiego linku "Opinie?" znajdującego się pod ikoną koła zębatego na pulpicie klienta. (Właśnie to zrobiłem!).

Tablica rozdzielcza z dwiema zakładkami

QuickBooks wprowadził do pulpitów nawigacyjnych format dwóch zakładek. Zakładka Przegląd działalności zawiera różne wykresy i diagramy przedstawiające różne widoki i przekroje ostatnich działań, które klient może dostosować do okresów i pozycji, które chce widzieć. Zakładka Get Things Done zawiera różne linki bezpośrednio do przydatnych i powtarzalnych zadań, takich jak wypisywanie czeków, płacenie rachunków itp. Jest to bardziej przejrzysty i przyjazny użytkownikowi pulpit nawigacyjny.

Kompatybilność z arkuszami Google

Jak zapewne wszyscy doświadczyliśmy, QuickBooks odkrył, że wiele firm używa obecnie arkuszy Google Sheets jako swojego programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. Wcześniej QuickBooks był kompatybilny tylko z programem Excel. Teraz można importować wszystkie dane list - klientów, sprzedawców, planów kont, produktów i usług - z Arkuszy Google. To dobra wiadomość dla wielu użytkowników. Jest to współpraca, którą QuickBooks planuje rozwijać coraz bardziej, więc jest to świetna wiadomość dla mas korzystających z Google.

Integracja z ShopKeep Point of Sale

Wykorzystuje to usługi dla handlowców QuickBooks i punkt sprzedaży ShopKeep zintegrowany z QuickBooks Online, aby stworzyć bezproblemowy system zarządzania płatnościami zbliżeniowymi, pracownikami i zapasami, a wszystko to z całodobowym wsparciem ShopKeep przez telefon tekstowy lub czat.

Zaawansowane zmiany w QuickBooks Online

Ulepszona integracja z Hubspotem

Hubspot jest systemem CRM. Integracja ta wyeliminuje konieczność ręcznego przenoszenia danych ze sprzedaży do księgowości. Funkcja ta jest dostępna od listopada.

Inteligentne fakturowanie

Funkcja ta wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do wykrywania i identyfikowania nieprawidłowości w fakturach dla klientów. Na przykład, jeśli przypadkowo dodasz 0, aby zamówienie obejmowało 150, a nie 15 pozycji, QuickBooks Advanced ostrzeże Cię, że jest to nietypowe dla tego klienta i poprosi o ponowne sprawdzenie formularza sprzedaży.

Niestandardowe role sprzedaży według lokalizacji

Ta funkcja umożliwia przydzielanie obowiązków związanych z formularzami sprzedaży przedstawicielom handlowym według lokalizacji, co pomaga wyeliminować błędy.

Pola niestandardowe

Do pola fakturowania wsadowego można teraz dodawać pola niestandardowe, co pozwala zaoszczędzić czas potrzebny na wprowadzanie danych i zwiększa wszechstronność funkcji fakturowania.

QuickBooks Commerce

W ubiegłym roku firma QuickBooks ogłosiła, że zakupiła firmę Trade Gecko. Efektem tego połączenia jest QuickBooks Commerce. Jest to narzędzie do zarządzania wielokanałowego, które umożliwia sprzedawcom z wielu witryn zarządzanie zapasami w jednym miejscu. QuickBooks pracuje obecnie nad otwarciem tej usługi dla większej liczby klientów. Do tej pory była ona skierowana do bardzo konkretnych użytkowników i wymaga rozmowy wstępnej oraz konsultacji ze specjalistą w celu ustalenia uprawnień. Jeśli masz klientów z branży e-commerce, miej oczy szeroko otwarte na dalsze rozszerzanie tego narzędzia.

I na tym, towarzysze, kończymy naszą relację z najnowszych i największych usprawnień w QuickBooks Online!