Jak zautomatyzować małą firmę

Jesteśmy bardzo zaszczyceni, że Paul Meissner, dyrektor w 5ways Group Chartered Accountants i lider w dziedzinie księgowości, jest gościem naszej strony. W swoim artykule Paul skupia się na kwestii, z którą wiele małych firm wciąż się zmaga: automatyzacji.

Nie tyle chodzi o akceptację faktu, że oprogramowanie jest korzystne dla ich praktyki i pracy z klientami, ale o to, że na rynku jest go tak wiele. To, w połączeniu z rosnącymi potrzebami klientów i niekończącym się szumem wokół produktów, sprawia, że podejmowanie właściwych decyzji dotyczących produktów staje się coraz większym wyzwaniem. Poniżej Paul, opierając się na osobistych doświadczeniach jako księgowy, przedstawia kilka praktycznych wskazówek, które pomogą dokonać lepszego wyboru automatyzacji.

Przez ostatnie 10 lat prowadziłem firmę księgową w 100% opartą na chmurze, mogę śmiało powiedzieć, że technologia pomogła mi zdefiniować sukces mojej praktyki. Oprogramowanie pomogło mi nawiązać głębszy kontakt z klientami na całym świecie, uwolniło mnie od stacjonarnego serwera biurowego i przyczyniło się do niesamowitej wydajności i rentowności.

Nie wszystko jednak poszło gładko. Sprzedawano mi oprogramowanie, które nie działało lub nie było mi potrzebne, kupowałem świetne oprogramowanie, do którego się nie przywiązywałem, i wiele innych. Jednak dzięki temu wiele się nauczyłem.

Najbardziej uświadomiłem sobie, że automatyzacja zaczyna się od procesu, a nie od produktu. Procesy są liczne i zróżnicowane, a często są zgodne z istniejącymi systemami i personelem firmy. Jestem głęboko przekonany, że małe firmy przyszłości będą miały najlepsze procesy, a nie tylko korzystały z najlepszego lub największego oprogramowania.

Oprogramowanie dla małych firm to dziś zupełnie inna gra niż jeszcze niedawno. Obserwuję gwałtowny wzrost liczby i różnorodności firm oferujących oprogramowanie, które chcą "zrewolucjonizować sposób funkcjonowania firm". W związku z tym może być bardzo trudno przebić się przez marketingowy "szum" i wyłowić to, co rzeczywiście może pomóc Twojej firmie.

5 kroków do automatyzacji

Poniżej przedstawiam pięcioetapowy proces automatyzacji dla małych firm, który dobrze mi się sprawdził i jestem przekonany, że sprawdzi się również w Twoim przypadku:

1. Mapowanie procesów

Nie można zautomatyzować tego, czego się nie rozumie. Mapowanie procesów może wydawać się mroczną sztuką, ale w rzeczywistości jest całkiem proste. Zacznij od jednego (prostego) procesu i wypisz każdy krok, każdy punkt kontaktowy, każde kliknięcie, które trzeba wykonać, aby zakończyć proces w Twojej firmie.

Nie daj się wciągnąć w szczegóły i zmienne każdego z tych kroków. To nie jest instrukcja obsługi do naśladowania, to mapa przebiegu procesu.

Przykłady małych procesów, od których można zacząć, to np:

• rezerwacje w kalendarzu
• zarządzanie zadaniami
• dostarczanie pracy klientom

Od tego momentu można przejść do większych procesów. Mapowanie procesów jest sportem zespołowym, a ci, którzy je realizują, powinni mieć najgłośniejszy głos, a nie tylko szef dyktować warunki.

Konsultacje zespołowe mogą sprawić, że pracownicy poczują się docenieni i zaangażowani. Co ważniejsze dla właścicieli firm, mogą oni odkryć, jak mało wydajne lub nieistniejące są procesy w ich praktyce.

2. Koncentracja na wynikach

Zrozumienie wyników, które są ważne dla procesu, a nie dla wymaganych kroków. Staram się skupiać na wyniku i osiąganiu go w jak najbardziej efektywny sposób. Istnieją dla mnie wartości bezwzględne (doświadczenie klienta, jakość itp.), ale poza tym staramy się po prostu zrobić to jak najszybciej i jak najskuteczniej.

3. Usprawnij proces

Jak już widzisz każdy krok w procesie, powinieneś zauważyć pewne rażące nieefektywności (drukowanie i podpisywanie, oprawa i wysyłka itp.). Usuwanie etapów procesu to coś, co w moim przypadku przyniosło większą efektywność niż zakup nowego oprogramowania.

Krok powinien być niezbędny do osiągnięcia rezultatu lub mieć wartość, którą należy zachować. Bądź odważny w usuwaniu etapów. Najbardziej nieefektywną praktyką, z jaką wciąż się spotykam, jest fizyczne oprawianie, dostarczanie i podpisywanie dokumentów finansowych i deklaracji podatkowych w formie papierowej.

Dla mnie terminowość i efektywność elektronicznego dostarczania i podpisywania dokumentów w połączeniu z osobistym kontaktem w postaci rozmowy telefonicznej lub spotkania online z klientem zapewnia znacznie większą wartość dla klienta i wewnętrzną efektywność.

4. Maksymalne wykorzystanie obecnych systemów

Możliwe, że w Twojej firmie funkcjonuje oprogramowanie, którego nie wykorzystujesz w pełni. Niezależnie od tego, czy chodzi o nowe funkcje, których brakuje, czy też o lepszy sposób korzystania z obecnych funkcji, usprawnienie działania obecnych systemów w celu usprawnienia procesów jest prawdziwym strzałem w dziesiątkę. W razie potrzeby skorzystaj ze szkolenia.

5. Przetestuj oprogramowanie

Przetestuj każde przyszłe oprogramowanie w konfrontacji z bieżącym procesem, aby udowodnić ewentualny wzrost wydajności. Z doświadczenia wiem, że rzeczywiste działanie systemu i to, co mówią marketingowcy, może się znacznie różnić.

Jednym z największych wyzwań, z jakimi spotkałem się w przypadku nowego oprogramowania, jest to, że obiecana efektywność wymaga tak wielu ustawień, manipulacji lub dostosowania do potrzeb użytkownika, że neguje to efektywność. Do analizy kosztów i korzyści należy dodać koszt oprogramowania, wdrożenia i szkolenia.

Wniosek

W ostatecznym rozrachunku oprogramowanie musi pasować do Twojej firmy, Twojego procesu i potrzeb Twoich klientów. Zwłaszcza małe firmy muszą odfiltrować narastający szum marketingowy i skupić się przede wszystkim na potrzebach swojej firmy.

Jestem wielkim fanem oprogramowania i aplikacji, ale muszą to być te, które są przeznaczone dla Twojej firmy.