5 powodów, dla których warto ponownie ocenić swoje oprogramowanie księgowe

Księgowi mają coraz mniej czasu na rozwiązywanie problemów z oprogramowaniem lub integrowanie nowych technologii księgowych, zanim sezon podatkowy naprawdę wystartuje.

Pomimo korzyści, jakie niesie ze sobą automatyzacja i obecna technologia, bezmyślne rzucanie oprogramowania na każdy napotkany problem nie jest rozwiązaniem. Pamiętaj, aby ocenić swoją sytuację, sprawdzić dostawców i skupić się na integracji i użyteczności.

Aby pomóc w tej sprawie, oto pięć najważniejszych powodów, dla których nadszedł czas, aby ponownie ocenić swoje oprogramowanie księgowe:

1. Skargi od pracowników

Nie należy zakładać, że chroniczne niedotrzymywanie terminów wynika ze złego zarządzania czasem przez pracowników. Pierwotną przyczyną może być nieefektywność obecnego oprogramowania. Wysłuchaj pracowników, którzy twierdzą, że oprogramowanie jest czasochłonne lub trudne w obsłudze.

Przez cały sezon podatkowy pracownicy będą mieli do czynienia z oprogramowaniem przez niezliczone godziny. Twoi pracownicy są ekspertami w zakresie potrzeb Twojej firmy i tego, czy oprogramowanie, które obecnie posiadasz, spełnia te potrzeby. Sezon pracy jest wystarczająco stresujący dla CPA; nie ma potrzeby dodawania stresu związanego z trudnym w użyciu lub nieefektywnym oprogramowaniem.

2. Brak wydajności

Jeśli oprogramowanie zostanie odpowiednio wdrożone, powinno zwiększyć wydajność poprzez ograniczenie czasu poświęcanego na prozaiczne zadania. Cyfryzacja pozwala firmom CPA zminimalizować liczbę niekompletnych zapisów i zagubionych rachunków, ponieważ zapisy są przechowywane w miarę ich powstawania, co pozwala na zachowanie wysokich standardów.

Ponadto rozwiązania w zakresie oprogramowania mogą zmienić i poprawić relacje z klientami, ponieważ pliki można łatwo udostępniać klientom. Gdy CPA mogą poświęcić mniej czasu na działania o niskiej wartości, takie jak procesy ręczne, mogą skupić się na świadczeniu usług doradczych o wartości dodanej.

3. Duże uzależnienie od arkuszy kalkulacyjnych

Błąd ludzki jest w pewnym stopniu nieunikniony, ale nadmierne poleganie na arkuszach kalkulacyjnych zwiększa jego prawdopodobieństwo. Duże wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych to znak, że oprogramowanie nie spełnia potrzeb firm CPA. Dzisiejsze oprogramowanie może znacząco zminimalizować ilość ręcznej pracy z arkuszami kalkulacyjnymi. W przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych, specjalistyczne oprogramowanie może szybko wychwycić potencjalne błędy we wprowadzaniu danych, ujawniając anomalie w obliczeniach podatkowych na wczesnym etapie procesu, co zapewnia bardziej skuteczne składanie deklaracji podatkowych i ogranicza możliwość błędnych obliczeń.

4. Przestarzałe systemy

Stare oprogramowanie może powodować wiele problemów, takich jak słaba obsługa klienta, problemy z integracją z nowymi aplikacjami czy brak niezbędnych aktualizacji zabezpieczeń. Zwłaszcza w czasach nasilonych ataków cybernetycznych firmy CPA potrzebują systemów zapewniających zgodność z przepisami i ochronę.

Bezpieczeństwo cybernetyczne to tylko jeden z problemów związanych z przestarzałymi systemami. Brak wsparcia klienta może sprawić, że w przypadku wystąpienia szkodliwego problemu nie będziesz wiedział, co zrobić, a starsze systemy często nie są w stanie płynnie zintegrować się z nowszymi aplikacjami, z których może korzystać Twoja firma.

5. Brak mobilności

W dzisiejszym hybrydowym środowisku pracy CPA potrzebują dostępu do plików cyfrowych z dowolnego miejsca, kiedy tylko tego potrzebują i na dowolnym urządzeniu. Integracja w chmurze umożliwia mobilność, a wszystko to bez konieczności znacznych inwestycji w infrastrukturę.

Firmy CPA mogą również wykorzystać chmurę do stworzenia bardziej integracyjnego środowiska pracy. Elastyczność możliwa dzięki oprogramowaniu w chmurze pozwala CPA wykonywać swoją pracę w godzinach dogodnych dla ich stylu życia, promując zdrową kulturę opartą na równowadze między życiem zawodowym a prywatnym.

Jak wybrać to, co najlepsze dla Twojej firmy

Jeśli którekolwiek z powyższych stwierdzeń jest dla Ciebie ważne, następnym krokiem jest wybór dostawcy usług, który łatwo zintegruje się z Twoimi obecnymi systemami. Przy wyborze dostawcy należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych aspektów:

Przyjazność dla użytkownika

- Zorientuj się, jakie są przeciętne umiejętności techniczne biegłych rewidentów w Twojej firmie, a następnie wybierz rozwiązanie, które wymaga wiedzy technicznej porównywalnej z umiejętnościami Twojej firmy, nie ograniczając przy tym możliwości i funkcjonalności. Jest to niezbędne, aby uniknąć długiego czasu spędzonego na zrozumieniu, jak korzystać z podstawowych funkcji oprogramowania, co komplikuje proces integracji.

Łatwa integracja

- Wraz ze wzrostem wykorzystania aplikacji innych firm, niezwykle ważny jest wybór dostawcy rozwiązań, który bezproblemowo zintegruje się z już wykorzystywanymi systemami innych firm. Niektórzy dostawcy usług oferują szeroki zakres integracji aplikacji firm trzecich, podczas gdy inni oferują tylko kilka z nich. Integracja z systemami innych firm jest niezbędna, aby uniknąć konieczności gruntownej przebudowy wszystkich systemów.

Skalowalność

- Chociaż dostawcy rozwiązań mogą zaspokajać bieżące potrzeby biznesowe firmy, należy upewnić się, że rozwiązanie może się rozwijać wraz z rozwojem firmy. Integracja technologiczna może być doskonałym narzędziem rozwoju firmy, ale w miarę rozwoju może okazać się bardzo kosztowna konieczność ciągłej zmiany dostawcy, ponieważ nie jest on w stanie sprostać wielkości firmy.

Bezpieczeństwo

- oprogramowanie przeszło długą drogę, jeśli chodzi o bezpieczeństwo, ale ataki typu ransomware i hakerzy stanowią zagrożenie dla technologii chmury. Aby utrzymać zaufanie klientów, konieczne jest zapewnienie integralności danych klientów. Należy zweryfikować potencjalnych dostawców usług, zadając pytania dotyczące ich bezpieczeństwa cybernetycznego, i upewnić się, że są to dostawcy godni zaufania i cieszący się dobrą reputacją.

Każda firma księgowa ma inne potrzeby i nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Przeanalizuj potrzeby swojej firmy i dokładnie porównaj dostawców, aby upewnić się, że Twoja firma może jak najlepiej wykorzystać korzyści, jakie oferuje technologia chmury.

Wyciągnij korzyści z nowego oprogramowania

Oprogramowanie, z którego korzysta Twoja firma, powinno dawać księgowym możliwość i inspirować ich do mądrzejszej, a nie cięższej pracy. CPA muszą stale oceniać swoje oprogramowanie księgowe, mając jasny kierunek i cel, a także traktować priorytetowo znalezienie rozwiązania, które płynnie dostosowuje się do zmieniających się potrzeb klientów, aby osiągnąć maksymalne korzyści.

Upewnij się, że Twoja firma regularnie ocenia opinie pracowników i zastąp przestarzałe systemy oprogramowaniem, które zwiększa wydajność, zmniejsza zależność od arkuszy kalkulacyjnych i może być używane w środowiskach mobilnych.

Wdrożenie nowych, wysoce elastycznych, bezpiecznych i mobilnych systemów może przynieść firmie wiele korzyści. Ponieważ oprogramowanie skraca czas poświęcany na prozaiczne zadania, CPA mogą skupić się na usługach przynoszących wartość dodaną klientom, takich jak doradztwo.

Wybór nowego dostawcy może wzmocnić operacje oraz zapewnić klientom większą przejrzystość i zaufanie. W ostatecznym rozrachunku chodzi o generowanie większej wartości dla klientów firmy i ich przedsiębiorstw.