3 proste zmiany w organizacji pracy, które zwiększą Twoją produktywność

10 kwietnia 2023

Sposób, w jaki zarządzasz pracą i ją wykonujesz, jest podstawą prowadzenia skutecznej, skalowalnej i opartej na wolności firmy, jednak niewiele osób wie, jak robić to dobrze.

Wiele firm ma problemy ze zrozumieniem, jak poprawić organizację pracy, aby stworzyć swoją wymarzoną firmę. Po pracy z tysiącami właścicieli firm, odkryliśmy, że te trzy proste "poprawki" przepływu pracy mogą zmniejszyć ból związany z pogonią za klientem i ustawić wyrównanie w całym zespole.

1. Zapytaj o preferowaną metodę komunikacji z klientem

Jeśli masz problemy z uzyskaniem odpowiedzi od klientów, jeden z właścicieli naszej firmy polecił zapytać klientów o ich preferowaną formę komunikacji. Zazwyczaj podawali oni trzy opcje - email, telefon lub tekst. Jako właściciel, możesz dodać tak mało lub tak dużo, jak chcesz. Ja polecam im mniej tym lepiej.

Kiedy oferujesz klientowi ten wybór, powinieneś również wzmocnić pojęcie, że w oparciu o ich wybór preferencji, oczekujesz od nich odpowiedzi w odpowiednim czasie (tj. najlepiej tego samego dnia roboczego). Przypomnij im, że dzięki temu nie zostaną ukarani za niedotrzymanie terminu i szybciej uzyskają dokładne informacje na temat swojego projektu.

Wdrożenie: Wybierz trzy formy komunikacji (rozmowa, e-mail, tekst) i połącz się z klientami w preferowany przez nich sposób. Uaktualnij swój system zarządzania klientami o ich odpowiedź, aby cały zespół wiedział, jak się z nimi komunikować.

2. Dodaj krok QA w zbieraniu materiałów

Jeśli Ty lub Twój zespół stale walczy o ukończenie pracy konsekwentnie na czas, jednym z głównych winowajców może być tak naprawdę zbyt wczesne rozpoczęcie pracy.

Zbyt często rozpoczynamy pracę tylko po to, aby dowiedzieć się, że brakuje nam krytycznych informacji do jej ukończenia. Jesteśmy więc zmuszeni przerwać pracę, skontaktować się z klientem, a następnie czekać na przesłanie lub aktualizację informacji.

Ten okres oczekiwania może sumować się do ogromnej ilości odpadów i utraconych zysków. Dodatkowo, Twoi pracownicy nieustannie zmieniają kontekst pomiędzy zadaniami, a kiedy klient przekazuje im kompletne informacje, muszą spędzić czas na odtwarzaniu swoich kroków.

Nawet jeśli cała ich praca jest udokumentowana w systemie, to i tak zajmuje to dużo czasu. Stracony czas wykładniczo wzrasta, jeśli personel nie dokumentuje konsekwentnie swojej pracy lub jest ona w wielu systemach.

Wdrożenie: Poinformuj klienta, że nie będziesz mógł ukończyć pracy, dopóki wszystkie materiały nie zostaną pomyślnie przesłane. Możesz użyć formularzy online lub narzędzi ankietowych, organizatorów podatkowych, fizycznych segregatorów i bezpiecznej wysyłki ... wszystkiego, co pomoże klientowi złożyć informacje łatwiej i szybciej.

3. Ustal tygodniowe cele ze swoim zespołem

Ostatnim elementem do zwiększenia wydajności jest uzyskanie na tej samej stronie z pracownikami. Mieć poniedziałek po południu spotkania synchronizacji, gdzie przegląd oczekiwanej pracy pracownik powinien zakończyć w ciągu tygodnia.

To dostaje wszystkie strony w wyrównaniu z oczekiwanej pracy klienta na tydzień. Jest to również idealny czas dla pracowników do powierzchni obawy o ukończeniu pracy lub akcji nieprzewidzianych barier, które mogłyby wąskie gardło ich produktywności.

Jak wdrażać

Prawdopodobnie próbowałeś już wdrożyć zmiany w organizacji pracy i nie spełniły one oczekiwań. Jeśli brzmi to znajomo, oto kilka prostych zasad wprowadzania tych zmian:

1. Wybierz JEDNĄ zmianę, którą chcesz wprowadzić w ciągu najbliższych 90 dni.

2. Zbierz zespół i poinformuj go o zmianie. Zapytaj z góry o wszelkie obawy, jakie mogą mieć w związku z tą zmianą. Jest to zalecane, aby zostały one wysłuchane, uznane, a tym samym zwiększyły zainteresowanie zespołu.

3. Po zapoznaniu się z wątpliwościami, ogłoś zmianę w przepływie pracy wraz z FAQ odnoszącym się do głównych obaw zgłoszonych podczas spotkania.

4. Wybierz mały procent (mniej niż 10 procent) klientów, aby rozwinąć to przez co najmniej jeden miesiąc.

5. Ustaw zaproszenie do kalendarza, aby sprawdzić postępy zmiany z zespołem w 45 i 90 dniu.

6. Przeanalizuj pozytywy i zajmij się wszelkimi obawami, gdy się pojawią.

7. Podsumuj wpływ zmiany i zacznij planować następną!

Rzeczy, na które należy uważać:

1. Zmiana nie będzie w 100 procentach "doskonała" pierwszego dnia. Może zaistnieć potrzeba iteracji w oparciu o strukturę firmy, rodzaj klientów lub wielkość zespołu (stąd punkty kontrolne są kluczowe).

2. Nie wszyscy pokochają zmianę, ale ważne jest, aby zrozumieli, dlaczego wprowadzasz tę zmianę, jak pomaga ona klientowi i jak pomaga w rozwoju firmy. Jeśli nadal blokują zmianę, może to być dobry moment, aby zająć się tym problemem jeden na jeden i zrozumieć czynniki leżące u podstaw ich oporu wobec zmian. Być może mamy do czynienia z problemem kulturowym i konieczne jest wycofanie członka/członków zespołu.

3. Nie należy przedwcześnie kończyć zmiany lub wahać się, czy w ogóle ją wprowadzać. Nic nie jest łatwe, a wszystkie zmiany wymagają czasu, aby zrozumieć ich wpływ. Trzymaj się 90-dniowego planu, aby mieć pewność, że zmiana została przetestowana z powodzeniem.

Wnioski

Wybierz swoją najważniejszą zmianę i zacznij ją wdrażać. Mogę zagwarantować, że osiągnięcie celów związanych z rozwojem firmy wymaga pozytywnych zmian w Twojej firmie i z niecierpliwością czekam na wyniki!